Möten som skapar diskussion – på riktigt
söndag 11 juni 2017
Mötesmodellen Open Space Technology tar samarbeten till nya höjder. Medborgardialog, utvecklingsarbeten och konfliktsituationer – det funkar för de flesta av områden. Den stora skillnaden är att deltagarna sätter agendan.
– Det är ett sätt att hålla förbaskat bra möten, säger Eva Svensson, konsult och ägare för EPS Human Invest.
Stöd under förändringsarbeten och komplexa frågeställningar
Eva är egenkonsulten som jobbat med ledarutveckling och workshops i nästan 20 år. Hon har bred erfarenhet av att jobba med ledningar i olika branscher, har själv suttit i ledningsgrupper och varit personalchef – hon vet vad som krävs för att en organisation ska fungera bra. Hon vet också att många möten kan vara väldigt strikta och långtråkiga, och inte alltid så givande som man hoppats på. Kaffepauserna är inte sällan det som gett mest.
– Medarbetarna i organisationer sitter oftast inne på mycket bra svar till sina frågeställningar men de kan behöva stöd för att få fram dem. I en workshop är det inte jag som konsult som kan innehållet, utan det är uppdragsgivaren, men jag kan erbjuda verktyg och modeller för hur man kan komma fram till svaren. En av mina grundteser är att i vilket rum jag än går in i, så finns visdomen i rummet. Finns det tillräckligt många människor där så löser de problemet, menar Eva.
Open Space – Deltagarna sätter agendan
Open Space Technology är en av modellerna hon jobbar med, som är en form av workshop. Och det är inte svårare än det låter – det är öppna och enkla möten. I ett open space-möte kan man samla alla involverade i ett projekt på en och samma gång, där alla kan bidra med sina synpunkter och kunskaper. Det är användbart inom en mängd olika områden, bland annat för förändrings-, och utvecklingsarbete, nätverk, medborgardialoger och konfliktsituationer.
– Skillnaden mot vanliga möten är att det är deltagarna som sätter agendan utifrån ett tema som arbetats fram i förhand. Under mötet får de själva ta upp det som de är intresserade av att prata om inom det temat. Det är ett sätt att fånga kompetensen och kreativiteten hos deltagarna, säger Eva.
Skapar samsyn och väcker engagemang
En av de organisationer som testat på Open Space-modellen är Västerås stad. De behövde skapa samsyn, väcka engagemang och intresse mellan fastighetsägare, politiker och tjänstemän i startskedet av ett stadsbyggnadsprojekt. Planarkitekten Marie Malmström berättar om deras upplevelse av modellen:
– Open space var ett givande och inspirerande sätt att ha möte på! Det var kul att alla fick möjligheten att prata om det man ville. Det gav mer energi än det brukar göra på vanliga möten, där det snarare kan vara tvärtom. Det fick deltagarna att sträva åt samma håll på ett mer effektivt sätt, kanske för att atmosfären var mer öppen och accepterande än i vanliga möten. Vi fick en bra grund att stå på – en av de viktiga pusselbitarna i arbetet. Som projektledare var det också skönt att inte behöva rodda allt själv.
Medborgardialog i Open Space
Modellen funkar också för medborgardialoger – den skapar en nära dialog mellan politiker, tjänstemän och medborgare. Medborgare bjuds in och får chansen att yttra vad de anser är viktigt inom ett särskilt ämne.
– Jag har jobbat mycket med medborgardialoger med Open Space runtom i till exempel Stockholms området. Dialogerna gör att medborgarna känner sig lyssnade på, vilket är jätteviktigt. Bara genom att samla olika intressenter i rummet, så löser sig faktiskt väldigt många olika saker genom det, menar Eva.
En genomtänkt och strukturerad process
Om man aldrig varit på ett Open Space kan det låta kaosartat, men i själva verket är det en väldigt strukturerad process – det enda som inte är förutbestämt är vad som kommer upp på agendan. På ett planeringsmöte inför själva huvudmötet, sätts ett tema och ramar så att ämnena som kommer upp på agendan blir relevanta för det man vill diskutera. Trots ramarna ryms ett brett spektrum av ämnen. Alla deltagare ansvarar för att det blir intressanta och givande samtal. Efter mötet hålls ett uppföljningsmöte för att utvärdera och sammanställa resultatet. Har din organisation behov av att utveckla era möten?
Läs mer om hur vår samarbetspartner Eva kan hjälpa er här!
Faktaruta:
Open space technology
– Mötesformen uppkom av Harrison Owen år 1983. Han tyckte att engagemanget på möten han själv deltagit i varit så lågt att han bestämde sig för att starta upp en konferensform där deltagarna själva skulle utforma programmet och organisera konferensen.
– Idag används Open Space för grupper från 5 till mer än 2000 deltagare i minst 150 länder.
– Metoden används i många olika sammanhang och lämpar sig bland annat för förändrings-, och utvecklingsarbete, nätverk, medborgardialoger och konfliktsituationer. Open Space kan också användas när det är ett ämne som man vill diskutera och belysa för att skapa en gemensam plattform.
– En förutsättning för ett bra resultat är att ledningen vill släppa loss krafterna och tillåta verklig delaktighet.